ZMINA:Resilience. Open Call for International Cooperation Seed funding Proposals for Ukrainian organisations

The IZOLYATSIA Foundation (UA) and Malý Berlín (SK), together with Trans Europe Halles (SE), announce a call for proposals for the seed funding of international cooperation projects for Ukrainian cultural and artistic organisations.

The ZMINA: Resilience programme provides support to Ukrainian artistic and cultural organisations to develop project ideas around the theme of resilience into joint project proposals with partners from Creative Europe countries (EU countries, non-EU countries).. The aim of this project  is to enhance the capacity of Ukrainian organisations for international cooperation, to build equal and sustainable partnerships, to create new cultural, artistic, and creative products, to raise awareness about Ukraine, and to promote Ukraine’s integration into the EU’s cultural landscape.

Thanks to the seed funding call, selected Ukrainian organisations will have supported their capacity to develop international projects. Participants will gain the opportunity to test their creative ideas and develop them into international projects, find new partnerships and cooperation formats with organisations from Creative Europe programme countries, receive mentoring support and new skills through participation in capacity-building activities, and also develop project proposals for further funding through other calls and programmes.

As a result, the project will develop robust international project proposals. 

Programme funding 

  • Total funding of the seed funding call: €75,000
  • Maximum subgrant amount: €5,000
  • Expected number of supported projects: 15-20

Additionally to the programme funding, selected participants will receive:

  • Four workshops on project development and partnership building to ensure all participants have the same level of preparation and basic knowledge of project structure. These workshops will be conducted by selected experts who will later act as project mentors.
  • Each grant recipient of the seed funding will receive approximately 16 hours of mentoring support from the selected mentors on general understanding of project development, structures, setting objectives, target audiences, project team planning, and budgets.

Eligible applicants

Ukrainian organisations active in the field of arts and culture, established in a zone effectively controlled by the Ukrainian government and having no EU and Ukraine restrictive measures applied for.

List of activities that are eligible for financial support :

  • Participation in training and in mentoring, capacity-building events, 
  • Engagement of experts and artists in project development,
  • Conducting research and surveys to prepare the project,
  • Development of international partnership project proposals on the theme of "resilience",
  • Participation in match-making events,
  • Preparatory activities, including travel for partnership building,
  • International travel to identify or develop project ideas with partners.

Expected duration of projects

  • Maximum 4 months from the date of signing the subgrant agreement

Technical eligibility criteria

  • All required attachments are uploaded to the platform in separate files and in the formats specified for this call (if a standard template is defined for an attachment, the file must be submitted using that template; all templates will be available for download on the platform),
  • All required attachments are readable, accessible, and printable,
  • The application is submitted by the eligible applicant,
  • The applicant's registration meets the conditions specified for this call,
  • The application form is complete and contains all the requested information.
  • The subgrant amount requested in the budget is within the maximum subgrant amounts determined for this call.
  • The start of project implementation meets the conditions specified for this call.
  • The project implementation period is within the project implementation period defined for this call.

Applicant organisations must not be subject to sanctions imposed in Ukraine or abroad, and must comply with national policies on anti-money laundering up to the level of ultimate beneficial owners

If the applicant organisation plans to involve a partner, these relationships are established outside the application—the organisation submitting the application remains responsible for project implementation.

Selection criteria

  • Relevance (relevance of the project to the objectives of the call),
  • Quality (which examines the extent to which cross-cutting issues (digital, green, inclusion) are addressed, including concrete plans for ensuring barrier-free access to project results),
  • Impact (which assesses the potential of the proposed idea to attract partners and engage audiences beyond Ukraine).

Selection process 

The ZMINA:Resilience team will check applications for technical eligibility, including formal requirements such as admissibility and eligibility. Proposals found admissible and eligible will be assigned to evaluators, 2 per application. Evaluators will assign scores to applications. Then applications will be rated according to the average score.

The final selection will be implemented by the Selection Committee, adjusted to achieve geographical (within Ukraine) and sectoral diversity, within the call’s budget.

For this grant line, and given the low grant amount, financial support will be provided entirely as lump sums. The sums have been determined on the basis of experience of real costs.

Applicants will submit a budget together with their application, consisting only of lump sums. The budget (# units) will be evaluated for cost-effectiveness and may be adjusted prior to signature of the grant agreement. The final grant amount will be based on the actual number of units for each lump sum.

How to apply?

  • Applications must be submitted via the IZOLYATSIA Application platform by 23:59 on 05.12.2025 (Kyiv time).
  • Required documents: application including budget (completed on the platform), documents demonstrating capacity, eligibility, and admissibility (these must be additionally uploaded to the application on the platform in .pdf format):
    • A scanned copy of a letter of guarantee duly signed by the head of the applicant (form available for download on the platform),
    • A current full extract from the Unified State Register of Legal Entities, Individual Entrepreneurs, and Non-Governmental Formations,
    • The current version of the statute or regulations or equivalent (if mandatory for the legal entity)—all pages.
  • Language of the application: Ukrainian.
  • Support: during the submission period, support will be provided in the form of Q&A, information sessions and a helpline. 
  • Model grant agreement

Funding conditions

  • Financial support is provided as a fixed amount, with 70% paid after the subgrant agreement  signing and the remaining after reporting.
  • Co-financing is not mandatory but allowed and must be specified in the application and the budget.
  • Double funding within the EU budget is not allowed.
  • The subgrant covers eligible costs, including salaries, engagement of expertise or external advice, travel, accommodation, and per diem.
  • Adherence to EU funding branding and visibility requirements is mandatory.

Eligible costs covered by the grant include

  • Staff time: 2,500€ (lump sum only),
  • Expertise/external advice: 250€/expert (lump sum only),
  • Travel:
    • International: 350€/return trip (lump sum only; includes local transport to airport, railway station, border etc.; not combined with local travel),
    • Local: 65€/return trip (lump sum only; e.g., participation in trainings),
    • Support to green travel: 300€ (lump sum only; for travels over 600km not by air),
    • Parental support: 100€ (lump sum only; for A&CO with children below 10 years old, regardless of the number of children),
    • Visa cost, if needed: 80€ (lump sum only),
  • Accommodation and per diem: €75/overnight (lump sum only)

Indicative timeline:

  • Opening of application submissions: October 2025
  • Application deadline: by 23:59 on 05.12.2025 (Kyiv time)
  • Evaluation: December 2025
  • Announcement of results: December 2025
  • Signing of agreements: January 2026
  • Implementation of projects selected: February – May 2026

Contact information

Support line: [email protected] (response within 2 working days).

FAQ and additional materials are available on the application platform.

Weekly Zoom consultations

ZMINA: Resilience is a cooperation between IZOLYATSIA (UA),  Malý Berlín (SK) with support of Trans Europe Halles (SE). 

Co-funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or European Education and Culture Executive Agency (EACEA). Neither the European Union nor the granting authority can be held responsible for them.

Unfortunately, the application period for this programme has expired.

Deadline:
06.10.2025 — 05.12.2025

🐙  FAQ оновлено 17.11.2024

  1. Чи обов’язково надавати актуальний повний витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (далі - ЄДР)? Як його отримати?
    Обов’язково. Витяг з ЄДР можна отримати онлайн за посиланням:
    https://usr.minjust.gov.ua/content/paid-search
    При замовленні документу на кроці «2. Вибір документа» необхідно обрати «Витяг про юридичну особу».
  2. За яким курсом виплачується субгрант?
    70% коштів бюджету субгранту виплачуються після укладання грантової угоди. Виплачуються у гривневому еквіваленті євро до грн. за курсом InfoEuro.
    30% коштів бюджету субгранту здійснюється за умови затвердження фінального описового та фінансового звіту. Виплачуються у гривневому еквіваленті євро до грн. за курсом за курсом InfoEuro для відповідного місяця й відповідно до фінансової звітності . 
    Просимо врахувати, що курс на дату подання заявки може відрізнятися від  курсу для першого траншу у розмірі 70%. 
  3. Яким чином буде надаватись описова та фінансова звітність?
    Планується що всі дані звіту будуть вноситись заявниками через онлайн-платформу, з особистого кабінету Заявника. Детальна інструкція буде надана під час воркшопу для отримувачів грантів з роз'ясненням правил фінансування.
  4. Чи повинні грантоотримувачі повідомляти МБФ «ІЗОЛЯЦІЯ», якщо відбуваються зміни в проєкті?
    Обов’язково! У разі змін у активностях проєкту, результатах проєкту, в команді проєкту, а також у випадку пов’язаних з цим змін у загальному бюджету проєкту, у випадку виникнення ситуацій, що можуть негативно вплинути на проєкт, зашкодити отриманню результатів проєкту, грантотримувач зобов’язаний звернутися з офіційним листом-поясненням до МБФ «ІЗОЛЯЦІЯ».
  5. Хто може подавати заявку на участь в напрямку “Підтримка розробки нових проєктів” проєкту ZMINA:Resilience?
    Заявку можуть подавати винятково юридичні особи, діяльність яких спрямована на культурну та мистецьку сферу (за виключенням тих, хто діє виключно в аудіовізуальному секторі), зареєстровані відповідно до законодавства України та на території, підконтрольній уряду України.
    Такі юридичні особи мають  здійснювати діяльність у сфері культури чи мистецтв (це може бути підтверджено досвідом реалізації відповідних проєктів).
    Участь фізичних осіб, фізичних осіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність, і фізичних осіб-підприємців (ФОП) не передбачається.
  6. Чи потрібно вже мати міжнародного партнера для подачі?
    Ні, на етапі участі у проєкті ZMINA: Resilience напрям «Підтримка розробки нових проєктів» міжнародний партнер не є обов’язковим. Якщо організація-заявник планує залучати партнера, ці відносини вибудовуються поза заявкою — відповідальною за реалізацію проєкту є організація-заявник.
  7. Які саме витрати покриває напрямок “Підтримка розробки нових проєктів” проєкту ZMINA:Resilience?
    Фінансування надається у вигляді фіксованих сум і може покривати:
    1. оплата персоналу,,
    2. зовнішню експертизу,
    3. подорожі (локальні та міжнародні),
    4. проживання і добові,
    5. візові витрати,
    6. підтримку для батьків із дітьми до 10 років.
  8. Чи потрібно робити співфінансування?
    Для напрямку “Підтримка розробки нових проєктів” проєкту ZMINA:Resilience співфінансування не є обов’язковим, але допускається.
  9. Який максимальний розмір гранту?
    Максимальна сума фінансування для одного проєкту становить 5000 євро.
  10. За який термін потрібно розробити проєкт у межах проєкту ZMINA: Resilience напрямок «Підтримка розробки нових проєктів»?
    Розробка концепцій проєктів у межах напряму «Підтримка розробки нових проєктів» триватиме з лютого по травень 2026 року.
    Учасники матимуть цей період для опрацювання своїх ідей, пошуку потенційних партнерів, підготовки концепцій і планів майбутньої співпраці (за потреби).
    Завершальним етапом розробки проєктів буде презентація результатів під час Seed-funding meet-up у травні 2026 року.
  11. Чи будуть проводитись додаткові тренінги/воркшопи для грантоотримувачів?
    Так, перед початком реалізації буде проведений онлайн воркшоп для отримувачів грантів з роз'ясненням правил фінансування. Також у проєкті передбачено менторську підтримку.
  12. Якою мовою потрібно подавати заявку?
    Заявки на напрямок “Підтримка розробки нових проєктів” проєкту ZMINA:Resilience подаються українською мовою  через платформу ІЗОЛЯЦІЇ.
  13. Чи можна подавати кілька заявок від однієї організації?
    Так, одна організація може подати кілька заявок. Обмежень щодо кількості поданих проєктних пропозицій немає. Але може бути підтримана лише одна заявка від організації.
  14. Що робити, якщо не можу завантажити документи на платформу?
    Якщо ви зіткнулися з технічними проблемами під час завантаження файлів, спершу переконайтеся, що документи відповідають вимогам щодо формату та розміру (максимум 25 Мб). Якщо проблема не вирішується, будь ласка, зверніться на лінію підтримки проєкту ZMINA:Resilience - [email protected]. Наша команда надасть технічну допомогу протягом 2 робочих днів. 
    Зверніть увагу, що ми не можемо гарантувати вирішення питань, які виникли, якщо звернення надійде менш ніж за один робочий день до дедлайну прийому заявок. Також рекомендуємо завантажувати документи та зберігати заявки завчасно, щоб уникнути технічних ризиків у останні хвилини.
  15. Як дізнатися статус моєї заявки?
    Статус заявки відображатиметься у вашому особистому кабінеті на платформі — уважно стежте за оновленнями. Після завершення оцінювання ми також повідомимо результати на електронну адресу, зазначену у заявці.

‼️ Нові відповіді від 01.11.2025

  1. Чи можуть бути заявниками заклади освіти, управління культури, громадські організації, комунальні установи, центри культури та дозвілля, філармонії, музичні чи художні школи, будинки культури, музеї тощо?
    Допустимими заявниками у розрізі оголошення про прийняття заявок на напрям «Підтримка розробки нових проєктів» є юридичні особи, українські організації, що діють у сфері культури та мистецтв (за виключенням тих, хто діє виключно в аудіовізуальному секторі). Отже, якщо заклад освіти, управління культури міської ради, громадська організації, комунальна установа, центр культури та дозвілля, філармонія, музична чи художня школа, будинок культури, музей тощо є юридичною особою та діє у зазначеній сфері, то так — може бути заявником.
  2. Чи можуть бути заявниками ФОП та митці?
    Фізичні особи-підприємці (ФОП) та індивідуальні митці (як особи, що здійснюють незалежну професійну діяльність, та й особи, що здійснюють діяльність без належної реєстрації) не можуть бути заявниками у цьому проєкті.
    Подавати заявки на напрям «Підтримка розробки нових проєктів» можуть лише українські організації, які офіційно зареєстровані та діють у сфері культури та мистецтва (за виключенням тих, хто діє виключно в аудіовізуальному секторі)  на території, що перебуває під контролем уряду України.
  3. Яким чином проводити розрахунки з міжнародними партнерами (оплата гонорарів, покриття витрат тощо)?
    Заявником для даного напряму може бути лише українська організація, що діє у сфері культури та мистецтв. Якщо реалізація проєкту неможлива без здійснення переказів за межі України в іноземній валюті, тоді важливо врахувати встановлені в Україні обмеження на такі перекази, а також надати МБФ «ІЗОЛЯЦІЯ» додаткове обґрунтування необхідності таких платежів. В іншому випадку такі оплати будуть неправомірні, а їхнє здійснення матиме наслідки, зокрема у вигляді повернення грантових коштів. Допустимі витрати, що покриваються грантом див. п. 7 даного FAQ (найбільш розповсюджені питання).
  4. Як правильно скласти бюджет для проєкту та план активностей, якщо ми не маємо партнера і не знаємо куди та скільки разів потенційно можуть відбутись поїздки для налагодження співпраці?
    На цьому етапі від заявників очікується попередній план — без обов’язкової конкретизації всіх напрямів чи дат поїздок. Головне, щоб він демонстрував ваше розуміння логіки реалізації ідеї та основні етапи роботи над майбутнім міжнародним проєктом.
    У розділі «Бюджет» форми заявки вже визначено чіткі бюджетні рядки з фіксованими категоріями витрат, які можуть бути покриті за рахунок грантових коштів. Вам потрібно лише вказати приблизну кількість послуг або одиниць витрат у кожному рядку, дотримуючись загального ліміту у 5000 євро.
    Фактичні витрати під час реалізації можуть дещо відрізнятися від запланованих, за умови, що загальна сума не перевищує максимальний розмір гранту.

‼️ Нові відповіді від 06.11.2025

  1. Що означає сталість результатів проєкту і як вона має бути забезпечена?
    Після завершення проєкту, який ви хочете розробити під час участі в напряму «Підтримка розробки нових проєктів», результати мають залишатися доступними для публіки та партнерів. Це може бути:
    1. збереження результатів проєкту на цифрових платформах (вебсайт, база даних, онлайн-архів);
    2. відкритий доступ до матеріалів і результатів проєкту, регулярне оновлення, промоція та підтримка онлайн-ресурсів;
    3. інтеграція результатів проєкту в постійну діяльність організацій;
    4. бачення  додаткових джерел фінансування наступних ітерацій проєкту (місцеві гранти, спонсори, членські внески, комерційні послуги);
    5. розробка бізнес-моделі або плану монетизації продуктів (наприклад, продаж квитків, публікацій, освітніх курсів);
    6. включення результатів у місцеві, регіональні чи національні стратегії культурного розвитку, налагодження діалогу з органами влади для визнання і підтримки ініціативи;
    7. залучення місцевих громад і волонтерів до продовження діяльності;
    8. розвиток активної спільноти навколо проєкту (учасників, митців, аудиторій);
    9. розповсюдження цих результатів на нові аудиторії чи в нових країнах;
    10. презентація результатів  у фестивалях, турах, професійних мережах
    11. надання дозволу команді ZMINA: Resilience, грантовій агенції проєктом ZMINA: Resilience й іншим органам Європейського Союзу використовувати матеріали (фото, тексти, відео) для публікацій про проєкт.
  2. Що таке Seed Funding Meet-Up і хто може взяти в ньому участь?
    Seed Funding Meet-Up — це підсумковий дводенний захід для грантоотримувачів напряму «Підтримка розробки нових проєктів» (Seed Funding) проєкту ZMINA: Resilience. Подія відбудеться в Україні у травні 2026 року в гібридному форматі (офлайн + онлайн) і об’єднає всі команди учасників воркшопів, їхніх менторів та представників проєкту.
    Мета зустрічі — підсумувати результати роботи, нові знання, ідеї та партнерства, створені в межах проєкту.
    Під час події учасники презентуватимуть свої проєктні концепції, отримають зворотний зв’язок від менторів, а також матимуть можливість познайомитися з потенційними партнерами й донорами.
  3. Якщо я не зміг або змогла бути присутнім або присутньою на онлайн-презентації напряму «Підтримка розробки нових проєктів», чи є можливість переглянути її у записі?
    Переглянути запис Презентації та Воркшопу з написання заявок можна за посиланням:
    https://www.youtube.com/live/KS5ls7EmJ7w?si=-6UJkrr-5uCFqkk9
    У відео ви знайдете повну інформацію про умови участі, порядок подачі заявки, технічні вимоги, а також практичну частину воркшопу з написання заявок.

‼️ Нові відповіді від 17.11.2025

  1. Чи можуть брати участь у проєкті ZMINA:Resilience ініціативи пов’язані з кіно, телебаченням або відеопродукцією?
    Оскільки проєкт ZMINA:Resilience реалізується в межах напряму «культура» програми Креативної Європи, тому підтримує культурні, мистецькі та креативні ініціативи, за винятком аудіовізуального сектору (фільми, телепроєкти, серіали, відеопродакшн тощо).
    Водночас у межах напряму «Підтримка розробки нових проєктів» (Seed funding) ви можете подати ідею, що передбачає використання відео або мультимедійних форматів як інструменту культурної роботи (наприклад, документування процесів, створення відеоінсталяцій або навчальних матеріалів).
    Однак проєкти, що включають виключно організації з аудіовізуального сектору та проєкти виключно аудіовізуального змісту, які через те належать безпосередньо до сфери відео-, теле-, кіновиробництва, не відповідатимуть цілям та вимогам майбутніх напрямів проєкту ZMINA: Resilience (Co-creating та Showcasing).
    Натомість зверніть увагу на аналогічні проєкти програми Креативна Європа лише у напрямі «медіа»

Додатково:
View application form structure

Заявка

Ця форма є основною заявкою для участі у програмі ZMINA: Resilience напрямок “Підтримка розробки нових проєктів”.

Будь ласка, уважно заповніть всі поля та завантажте необхідні документи.

Неповні заявки розглядатися не будуть.

Документи та шаблони для ознайомлення

Для коректної підготовки заявки та подальшої реалізації проєкту, будь ласка, ознайомтеся з наступними документами за посиланнями:

Інструкція: уважне ознайомлення з цими документами є обов’язковим. На платформі подачі заявки ви маєте підтвердити галочками, що ознайомилися з умовами договору, формами звітності та усвідомлюєте свої зобов’язання.

AGREEMENT :
  • Yes
AGREEMENT :
  • Yes
AGREEMENT :
  • Yes
AGREEMENT :
  • Yes

Загальна інформація

USER_ORGANIZATION
USER_NAME
Text field
USER_EMAIL
USER_NAME
Телефон контактної особа Заявника (якщо інший, ніж керівник)

USER_EMAIL
USER_EMAIL
(ПІБ, телефон та e-mail додаткової відповідальної особи)

Textarea with multifile lines
Text field
Text field
Yes or no :
  • Yes
  • No
MULTIPLE_URLS
Select one or more options :
  • Visual art / Візуальне мистецтво
  • Architecture and urbanism / Архітектура та урбаністика
  • Music / Музика
  • Cinema / Кіно
  • Theater та Performative practices / Театр та перформативні практики
  • Literature та Publishing house / Література та Видавництво
  • Design / Дизайн
  • Fashion / Мода
  • Sport / Спорт
  • Ecology та Environmental protection / Екологія
  • Creative industries / Креативні індустрії
Text field
Textarea with multifile lines, Maximum number of characters: 1000
Інструкція: вкажіть ключовий склад команди, зазначте коротко ролі кожного учасника у проєкті та їхній відповідний досвід. За можливості додайте посилання на публікації, портфоліо, профілі (наприклад, LinkedIn) чи інші джерела, що підтверджують досвід кожного члена команди.

Textarea with multifile lines
Date
Date
AGREEMENT :
  • Yes

Потреби в менторстві та навчанні

Які теми підтримки для вас пріоритетні?
Select one or more options :
  • Визначення ідей та цілей проєкту
  • Проєктна команда: оцінка структури команди
  • координація роботи команди
  • Визначення цільових аудиторій для реалізації проєкту
  • Визначення внутрішніх слабких та сильних сторін організації
  • Дослідження ринку: існуючі проєкти
  • знання та стейкхолдери
  • Планування та розробка бюджету
  • Ризики
Select one or more options :
  • Характеристики успішних партнерств.
  • Методи пошуку національних та міжнародних партнерів для проєктів. Цифрові платформи для пошуку партнерів та підбору партнерів.
  • Як себе презентувати.
  • Структури комунікації та співпраці в рамках міжнародних проєктів
Text field
Textarea with multifile lines
Textarea with multifile lines
Textarea with multifile lines

Ідея для розробки проєкту

Text field
Textarea with multifile lines, Maximum number of characters: 500
Textarea with multifile lines, Maximum number of characters: 500
Textarea with multifile lines
Textarea with multifile lines
Textarea with multifile lines
Textarea with multifile lines
Textarea with multifile lines

Бюджет

FIXED_TABLE

Ризики

Textarea with multifile lines
Textarea with multifile lines

Додатки

Для завантаження файлів використовуйте інструкцією:

  • Усі додатки завантажуються на платформу окремими файлами.
  • Якщо документ містить кілька сторінок, їх необхідно об’єднати в один файл.
  • Формат файлів — .pdf.
  • Найменування документу повинно чітко розкривати його зміст («Витяг», «Статут», «Гарантійний лист» тощо).
  • Сканкопії документів мають бути читабельними, гарної якості, придатними для друку.

Форма листа-гарантії доступна для завантаження на платформі

Single file
Single file
Single file
One or more files

Checklist для подання заявки

Перед відправкою заявки, будь ласка, переконайтеся, що:

  • Усі обов’язкові поля заповнені.
  • Завантажені всі обов’язкові документи в розділі 6. Додатки (лист-Гарантія, актуальний повний витяг з ЄДР, чинна редакція статуту або положення чи еквівалент)
  • Всі необхідні додатки завантажені на платформу окремими файлами у форматі .pdf
  • Лист-гарантію завантажено з використанням шаблону та без змін до змісту
  • Сума субгранту, що запитується в бюджеті не перевищує 5000 євро
  • Початок та тривалість реалізації проєкту відповідають умовам даного оголошення